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民政部　國家檔案局關(guān)于印發(fā)《生活無著的流浪乞討人員救助檔案管理辦法》的通知　

各省、自治區(qū)、直轄市民政廳（局）、檔案局，新疆生產(chǎn)建設(shè)兵團(tuán)民政局、檔案局：　

為規(guī)范生活無著的流浪、乞討人員救助檔案管理，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《城市生活無著的流浪乞討人員救助管理辦法》和《社會(huì)救助暫行辦法》等規(guī)定，民政部會(huì)同國家檔案局制定了《生活無著的流浪乞討人員救助檔案管理辦法》?，F(xiàn)印發(fā)給你們，請認(rèn)真貫徹執(zhí)行?！?/p>

附件：1．歸檔章式樣　

2．檔案盒封面式樣　

3．檔案盒盒脊式樣　

4．備考表式樣　

5．救助檔案目錄式樣　

6．救助檔案目錄封面式樣　

民政部　國家檔案局　

2014年11月13日　

生活無著的流浪乞討人員救助檔案管理辦法　

第一章　總則　

第一條　為規(guī)范生活無著的流浪、乞討人員（以下簡稱流浪乞討人員）救助檔案管理，保障受助人員和救助管理機(jī)構(gòu)的合法權(quán)益，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《城市生活無著的流浪乞討人員救助管理辦法》和《社會(huì)救助暫行辦法》等規(guī)定，制定本辦法?！?/p>

第二條　本辦法所稱救助檔案是指救助管理機(jī)構(gòu)在對流浪乞討求助人員進(jìn)行甄別和實(shí)施救助服務(wù)過程中形成的具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像、電子文件等不同形式和載體的歷史記錄。　

第三條　民政部門對救助檔案工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級(jí)管理。檔案行政管理部門對救助檔案工作進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督。　

第四條　救助管理機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)建立并完善救助檔案管理制度，對救助檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，指定專人負(fù)責(zé)救助檔案工作，確保救助檔案完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全和有效利用，并逐步實(shí)現(xiàn)救助檔案工作信息化和規(guī)范化?！?/p>

第二章　歸檔范圍　

第五條　救助管理工作中形成的下列材料應(yīng)當(dāng)歸檔：　

（一）《求助登記表》；　

（二）《不予救助通知書》；　

（三）《自行離站聲明書》；　

（四）《在站服務(wù)及離站登記表》；　

（五）《終止救助通知書》；　

（六）其他應(yīng)當(dāng)歸檔的文件材料?！?/p>

第六條　受助人員在站期間和離站過程中形成的下列材料，應(yīng)當(dāng)作為《在站服務(wù)及離站登記表》附件一并予以歸檔：　

（一）尋親服務(wù)相關(guān)材料；　

（二）未成年人教育、評(píng)估、矯治等材料；　

（三）住院救治或者門診治療中形成的交接手續(xù)和入院登記表、離院登記表、出院證明等醫(yī)療服務(wù)材料以及表達(dá)受助人員治療意愿的材料；　

（四）乘車憑證復(fù)印件和小額交通費(fèi)現(xiàn)金簽收字據(jù)；　

（五）親屬接領(lǐng)人身份證件復(fù)印件，單位、村（居）民委員會(huì)接領(lǐng)人證明材料及單位、村（居）民委員會(huì)接領(lǐng)工作人員身份證件復(fù)印件；　

（六）家庭寄養(yǎng)、類家庭養(yǎng)育、機(jī)構(gòu)托養(yǎng)協(xié)議書及相關(guān)材料；　

（七）司法機(jī)關(guān)出具的證明材料以及工作人員身份證件或者執(zhí)法證件復(fù)印件；　

（八）長期安置證明材料；　

（九）醫(yī)療機(jī)構(gòu)出具的死亡證明書、公安機(jī)關(guān)出具的死亡原因鑒定書、死亡公告材料以及親屬意見、火化證明等材料；　

（十）其他應(yīng)當(dāng)歸檔的文件材料?！?/p>

第七條　救助管理機(jī)構(gòu)街頭救助形成的照片、錄音、錄像材料，救助熱線電話錄音、監(jiān)控錄像材料和救助管理信息系統(tǒng)形成的電子文件應(yīng)當(dāng)按照國家有關(guān)規(guī)定整理歸檔?！?/p>

第三章　歸檔要求、整理方法　

第八條　屬于歸檔范圍的救助文件材料應(yīng)當(dāng)在救助工作完畢后30個(gè)工作日內(nèi)歸檔?！?/p>

歸檔的文件材料應(yīng)當(dāng)真實(shí)完整、圖文清晰?！?/p>

電子數(shù)據(jù)、錄音帶、錄像帶、磁盤、照片等特殊載體材料，應(yīng)當(dāng)與紙質(zhì)文件材料一并歸檔，確保可讀可用?！?/p>

歸檔章、檔案盒封面、盒脊、備考表等項(xiàng)目，使用藍(lán)黑墨水或者碳素墨水鋼筆填寫；救助檔案目錄應(yīng)當(dāng)打??；備考表和檔案目錄一律使用A4規(guī)格紙張?！?/p>

第九條　救助檔案按照救助類別——年度——保管期限分類整理?！?/p>

救助類別分為成年人救助、未成年人救助保護(hù)兩類。　

年度是指救助完畢的時(shí)間所屬年度?！?/p>

保管期限是指根據(jù)救助檔案的使用價(jià)值所確定的保管年限?！?/p>

第十條　救助文件材料的整理歸檔應(yīng)當(dāng)遵循下列原則與方法：　

（一）救助文件材料按照年度歸檔?！?/p>

（二）一個(gè)求（受）助人員的材料組成一件。成年人攜帶未成年人求助的，分別組件歸類，并在各自《救助檔案目錄》“備注欄”中注明相關(guān)情況和檔案號(hào)?！?/p>

（三）根據(jù)求（受）助人員的個(gè)體差異，確定每件歸檔文件材料的具體范圍，并按照文件材料形成的時(shí)間順序排列?！?/p>

（四）以有利于檔案保管和利用的方法對件進(jìn)行固定?！?/p>

（五）按照本辦法第九條的規(guī)定對救助檔案進(jìn)行分類，在最低一級(jí)類目內(nèi)依據(jù)救助完畢的時(shí)間順序排列，并從“1”開始編制室編件號(hào)?！?/p>

（六）在件內(nèi)文件首頁上端的空白處加蓋歸檔章（式樣見附件1），并填寫有關(guān)內(nèi)容。歸檔章設(shè)置全宗號(hào)、類別、年度、保管期限、室編件號(hào)和館編件號(hào)等項(xiàng)目。　

（七）按照室編件號(hào)的順序?qū)⒕戎鷻n案裝入檔案盒，并填寫檔案盒封面、盒脊和備考表（式樣見附件2、3、4）的項(xiàng)目?！?/p>

（八）按照類別分別編制救助檔案目錄（式樣見附件5）?！?/p>

（九）救助檔案目錄區(qū)分年度和保管期限，加封面后裝訂成冊，一式三份，并編制目錄號(hào)（式樣見附件6）。　

第十一條　照片、音像材料分別按照《照片檔案管理規(guī)范》（GB/T11821－2002）和《磁性載體檔案管理與保護(hù)規(guī)范》（DA/T15－1995）的要求整理；救助管理工作中形成的電子文件按照《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（GB/T18894－2002）和《電子文件歸檔光盤技術(shù)要求和應(yīng)用規(guī)范》（DA/T38－2008）的要求整理?！?/p>

第四章　保管、統(tǒng)計(jì)和利用　

第十二條　救助檔案由救助管理機(jī)構(gòu)設(shè)專門庫房保管。檔案庫房應(yīng)當(dāng)堅(jiān)固，并有防盜、防光、防高溫、防火、防潮、防鼠、防蟲等設(shè)施。　

第十三條　檔案管理人員應(yīng)當(dāng)按照年度及時(shí)對救助檔案的接收、保管、利用和鑒定、銷毀等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)?！?/p>

第十四條　救助檔案保管單位應(yīng)當(dāng)建立檔案利用制度，明確辦理程序，確保救助檔案安全有效地利用。　

救助檔案的利用應(yīng)當(dāng)遵守下列規(guī)定，并辦理登記手續(xù)：　

（一）救助管理機(jī)構(gòu)及其上級(jí)業(yè)務(wù)主管部門可以利用救助檔案；　

（二）各級(jí)人民法院、人民檢察院、公安機(jī)關(guān)、國家安全機(jī)關(guān)、紀(jì)檢監(jiān)察機(jī)關(guān)、審計(jì)機(jī)關(guān)因公務(wù)需要，憑單位介紹信可以利用救助檔案；　

（三）救助對象及其親屬經(jīng)救助檔案保管單位主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，辦理相關(guān)手續(xù)后，憑身份證件可以利用與救助對象相關(guān)的救助檔案；　

（四）律師憑律師執(zhí)業(yè)證書和律師事務(wù)所證明，持受理案件法院出具的證明材料，可以利用與承辦法律事務(wù)有關(guān)的救助檔案；　

（五）其他單位、組織和個(gè)人要求查閱救助檔案的，救助檔案保管單位在確認(rèn)其利用目的合理的情況下可以同意。　

第十五條　利用救助檔案的單位、組織和個(gè)人，不得損害救助對象的合法權(quán)益，未經(jīng)救助對象及其親屬的同意，不得公開救助檔案的內(nèi)容?！?/p>

救助檔案僅限于當(dāng)場查閱、摘抄和復(fù)印，利用過程中注意保密，嚴(yán)禁對救助檔案進(jìn)行涂改、抽換、圈劃、批注或者造成污染、損毀?！?/p>

救助檔案保管單位應(yīng)當(dāng)對歸還的救助檔案進(jìn)行清點(diǎn)核對，對檔案摘抄件或者復(fù)印件加蓋標(biāo)有“救助檔案摘抄件”或者“救助檔案復(fù)印件”的印章。　

第十六條　救助檔案保管單位應(yīng)當(dāng)編制救助檔案目錄、人名索引等檢索工具，提高利用工作效率?！?/p>

第五章　保管期限、鑒定、銷毀和移交　

第十七條　救助檔案的保管期限一般為10年。受助人員為未成年人、精神智力殘疾人員、長期安置人員的，救助檔案保管期限為30年；受助人員在救助期間死亡的，救助檔案保管期限為永久。保管期限從救助完畢或者決定不予救助后的次年1月1日起開始計(jì)算。　

照片、音像檔案的保管期限與相應(yīng)的紙質(zhì)救助檔案的保管期限相同。救助管理信息系統(tǒng)形成的電子檔案保管期限為30年。　

第十八條　救助管理機(jī)構(gòu)救助熱線錄音電話、監(jiān)控錄像等工作資料保管期限不少于3個(gè)月，街頭救助形成的照片、錄音、錄像等工作資料保管期限不少于6個(gè)月。以上資料存在爭議的，應(yīng)該保管2年以上，特殊、重要資料以實(shí)物方式交存檔案室。　

第十九條　救助檔案保管單位應(yīng)當(dāng)成立鑒定小組，對保管期滿的救助檔案進(jìn)行價(jià)值鑒定。對有繼續(xù)保存價(jià)值的，可以延長其保管期限直至永久。無保存價(jià)值的，提出銷毀意見，并建立銷毀清冊。　

第二十條　銷毀救助檔案應(yīng)當(dāng)經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并派兩個(gè)以上人員監(jiān)銷。監(jiān)銷人員應(yīng)當(dāng)對照銷毀清冊清點(diǎn)核對所要銷毀的救助檔案，并在銷毀清冊上簽字。銷毀清冊永久保存?！?/p>

第二十一條　救助檔案在救助管理機(jī)構(gòu)保存一定時(shí)間后，應(yīng)當(dāng)按照國家有關(guān)規(guī)定向相關(guān)國家綜合檔案館移交?！?/p>

第六章　附則　

第二十二條　救助管理機(jī)構(gòu)按規(guī)定對不具有本地戶籍且不持有當(dāng)?shù)鼐幼∽C的流動(dòng)人口實(shí)施臨時(shí)救助的，檔案工作參照本辦法執(zhí)行。　

第二十三條　沒有設(shè)立救助管理機(jī)構(gòu)的民政部門應(yīng)當(dāng)參照本辦法做好流浪乞討人員救助檔案管理工作。　

第二十四條　各?。ㄗ灾螀^(qū)、直轄市）、新疆生產(chǎn)建設(shè)兵團(tuán)民政廳（局）和檔案局可以結(jié)合本地區(qū)實(shí)際情況，共同制定本辦法實(shí)施細(xì)則?！?/p>

第二十五條　本辦法自2015年1月1日起施行。

附件1　歸檔章式樣　

填寫說明：　

1．全宗號(hào)：填寫國家綜合檔案館給立檔單位編制的代碼?！?/p>

2．類別：填寫本件檔案的所屬具體類別名稱。即成年人救助檔案或者未成年人救助保護(hù)檔案。　

3．年度：填寫本件檔案的所屬年度，以四位阿拉伯?dāng)?shù)字表示?！?/p>

4．保管期限：填寫每件檔案已確定的保管年限。　

5．室編件號(hào)：填寫救助管理機(jī)構(gòu)編制的件的排列順序號(hào)，每個(gè)類別同一年度同一保管期限內(nèi)的檔案從“1”開始標(biāo)注。　

6．館編件號(hào)：填寫檔案移交國家綜合檔案館時(shí)按進(jìn)館要求編制的件的順序號(hào)?！?/p>

附件2　檔案盒封面式樣　

填寫說明：　

1．全宗名稱：填寫立檔單位的全稱。全宗名稱可以直接印在檔案盒封面上。　

2．救助檔案類別：填寫本盒檔案的所屬具體類別名稱，即成年人救助檔案或者未成年人救助保護(hù)檔案?？梢灾苯佑≡跈n案盒封面上?！?/p>

附件3　檔案盒盒脊式樣　

填寫說明：　

1．全宗號(hào)：填寫國家綜合檔案館給立檔單位編制的代碼?！?/p>

2．　類別：填寫本盒檔案的所屬具體類別名稱?！?/p>

3．年度：填寫本盒檔案的所屬年度，用四位阿拉伯?dāng)?shù)字表示?！?/p>

4．保管期限：填寫本盒檔案的保管年限?！?/p>

5．起止（室編）件號(hào)：填寫盒內(nèi)第一件檔案和最后一件檔案的室編件號(hào)，中間用“—”號(hào)連接?！?/p>

6．起止（館編）件號(hào)：填寫盒內(nèi)第一件檔案和最后一件檔案的館編件號(hào)，中間用“—”號(hào)連接?！?/p>

7．盒號(hào)：填寫檔案盒的排列順序號(hào)，根據(jù)整理工作的需要編制。　

附件4　備考表式樣　

填寫說明：　

1．盒內(nèi)檔案情況說明：填寫盒內(nèi)檔案缺損、修改、補(bǔ)充、移出、銷毀等情況。　

2．整理人：由本盒檔案整理者簽名?！?/p>

3．檢查人：由本盒檔案質(zhì)量審核者簽名。　

4．日期：填寫本盒檔案整理完畢的日期?！?/p>

附件5　救助檔案目錄式樣　

填寫說明：　

1．館編件號(hào)：填寫檔案移交相關(guān)國家綜合檔案館時(shí)按進(jìn)館要求編制的件的順序號(hào)?！?/p>

2．室編件號(hào)：填寫救助管理機(jī)構(gòu)編制的件的排列順序號(hào)，每個(gè)類別同一年度、同一保管期限內(nèi)的檔案從“1”開始編制?！?/p>

3．救助編號(hào)：填寫救助管理信息系統(tǒng)自然生成的流水號(hào)。　

4．姓名：填寫求（受）助人員的姓名。　

5．性別：填寫求（受）助人員的性別。　

6．身份證號(hào)碼：填寫求（受）助人員的居民身份證號(hào)碼。　

7．救助時(shí)間：填寫救助管理機(jī)構(gòu)對求（受）助人員實(shí)施救助的起止時(shí)間或者決定不予救助的時(shí)間，以八位阿拉伯?dāng)?shù)字表示，中間用“—”號(hào)連接。　

8．頁數(shù)：填寫每件檔案的總頁數(shù)。有圖文的頁面為一頁?！?/p>

9．備注：填寫需要特別說明的其他情況?！?/p>

附件6　救助檔案目錄封面式樣　

填寫說明：　

1．全宗名稱：填寫立檔單位的全稱。　

2．全宗號(hào)：填寫國家綜合檔案館給立檔單位編制的代碼。　

3．目錄號(hào)：填寫該目錄的代碼。　

4．類別：填寫該目錄救助檔案的具體類別名稱?！?/p>

5．年度：填寫該目錄檔案的所屬年度，以四位阿拉伯?dāng)?shù)字表示。　

6．保管期限：填寫該目錄檔案的保管年限?！?/p>

7．編制單位：填寫該目錄的編制單位名稱。　

8．編制日期：填寫該目錄的編制時(shí)間。